Kontakt og partnerinnlogging
Når du kontakter Frem-bo eller bruker partnerområdet, kan vi behandle navn, e-postadresse, virksomhet, rolle, tilgangsstatus og nødvendige opplysninger om innlogging og aktivitet.
Personvern
Slik behandler Frem-bo personopplysninger
Denne informasjonen gjelder frem-bo.no, partnerområdet, boligforespørsler og den digitale signeringsløsningen.
Ansvar
Behandlingsansvarlig
Frem-bo AS, org.nr. 935 853 702, er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles for å levere og administrere Frem-bos tilbud.
Spørsmål om personvern eller forespørsler om rettigheter kan sendes til post@frem-bo.no.
Pracio.ai AS bistår Frem-bo med utvikling og teknisk drift av nettsiden, partnerområdet og signeringsløsningen, og behandler opplysninger etter Frem-bos instrukser der dette inngår i leveransen.
Hva vi behandler
Opplysninger knyttet til den digitale løsningen
Boligforespørsler
I partnerområdet behandles opplysninger om virksomheten som sender forespørselen, ønsket periode, antall personer, soveromsbehov, hastegrad og eventuell kort kommentar. Forespørsler skal ikke inneholde navn, fødselsnummer, diagnose eller andre personsaksopplysninger.
Opphold og signering
Ved digital innsjekk og signering kan Frem-bo behandle navn, valgfri e-postadresse, oppholdsopplysninger, dokumentversjon, tidspunkt, signatur og nødvendige opplysninger for å dokumentere signeringsforløpet.
Formål og grunnlag
Hvorfor opplysningene behandles
Opplysningene brukes for å administrere partneradgang, følge opp bolig- og kapasitetsforespørsler, gjennomføre og dokumentere opphold og signering, ivareta sikkerhet og drift og oppfylle relevante dokumentasjons- og rettslige plikter.
Behandlingsgrunnlaget vurderes etter det konkrete formålet. Frem-bo kan blant annet behandle personopplysninger når det er nødvendig for å ivareta en berettiget interesse i forsvarlig drift, tilgangskontroll og dokumentasjon, for å oppfylle rettslige plikter eller, der det er relevant, for å gjennomføre avtale eller tiltak knyttet til en avtale.
Særlige kategorier av personopplysninger, som helseopplysninger, skal ikke legges inn i boligforespørsler eller ordinære partnerfelt. Dersom slike opplysninger i en konkret situasjon er strengt nødvendige, skal formål, tilgang og behandlingsgrunnlag avklares særskilt før behandling.
Systemer og tilgang
Teknisk behandling
Nettsiden leveres gjennom Cloudflare. Partnerområdet og signeringsløsningen bruker Supabase for blant annet database, autentisering, tilgangsregler, lagring og serverfunksjoner. Resend brukes til nødvendige tjenestemeldinger, blant annet partnerinvitasjoner og dokumentkopier.
Når en partnerinvitasjon opprettes i portalen, kan navn, jobb-e-postadresse, virksomhet, tidspunkt for invitasjonen og opplysninger om hvem som inviterte sendes gjennom Make/Celonis til HubSpot. Dette brukes til å opprette eller oppdatere kontaktinformasjon og følge opp Frem-bos partnerdialog. Google Workspace kan brukes ved relevant support og oppfølging.
Tilgang styres etter rolle og tjenstlig behov. Partnerområdet og signeringsrutene er satt til ikke å bli indeksert av søkemotorer. Skjermede boligadresser, signerte beboerdokumenter og interne saksopplysninger skal ikke være tilgjengelige for ordinære partnere eller på den offentlige nettsiden.
Tekniske leverandører kan benytte underleverandører eller global infrastruktur. Eventuell overføring utenfor EØS skal håndteres gjennom leverandørenes databehandlerbetingelser og gyldige overføringsmekanismer etter personvernregelverket.
Lagring og rettigheter
Hvor lenge og hvilke rettigheter du har
Personopplysninger oppbevares ikke lenger enn det som er nødvendig for formålet, eller så lenge Frem-bo har et dokumentert behov eller en rettslig plikt til å beholde dem. Lagringstid kan derfor variere mellom partneradministrasjon, forespørsler, oppholds- og signeringsdokumentasjon og tekniske logger.
Du kan, når vilkårene i personvernregelverket er oppfylt, be om innsyn, retting, sletting eller begrensning og protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse. Du kan også klage til Datatilsynet.
Henvendelser om rettigheter sendes til post@frem-bo.no.
Kontakt